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Hinweisgebersystem

Hinweis:
Ausdrücke wie „er“, „sein“ oder „ihm“ können sich gleichermaßen auf Personen männlichen und weiblichen Geschlechts beziehen; Um die Lesbarkeit zu erleichtern, wird im Folgenden nur die männliche Form verwendet. „Hinweisgeber“ und andere maskuline Begriffe sind generische männliche Personenbezeichnungen, die auf diese Weise aus dem Gesetz übernommen wurden.

Der nachhaltige Erfolg unseres Unternehmens beruht nach unserer Überzeugung ganz wesentlich auf Integrität, Ehrlichkeit, respektvollem und fairem Geschäftsverhalten und darauf, dass wir in allen Ländern, in denen wir unser Geschäft betreiben, ausnahmslos die dort geltende Rechtsordnung beachten und die dort geltenden sittlichen Vorstellungen respektieren. Deshalb ist es zwingend notwendig, dass alle Mitarbeiter und Geschäftspartner die geltenden Gesetze befolgen, Interessenkonflikte vermeiden und die Sitten, Traditionen und gesellschaftlichen Werte der Länder berücksichtigen, in denen wir aktiv sind. Schon ein einzelner Rechtsverstoß kann das Ansehen der SARIA nachhaltig beschädigen und zu gravierenden finanziellen Nachteilen führen. Sofern Ihnen Unregelmäßigkeiten auffallen, sollen diese unverzüglich aufgeklärt werden.

Mit dem Hinweisgeberportal „SARIA Integrity Line“ bieten die unter der SARIA SE & Co. KG organisierten Unternehmen („SARIA“) nicht nur allen Mitarbeitenden, sondern auch allen Dritten die Möglichkeit, Verstöße gegen Gesetze und interne Regelungen zu melden. Vertraulichkeit, Anonymität und Datensicherheit ist hierbei garantiert. Jede eingehende Meldung wird sorgfältig geprüft und Verstößen wird konsequent nachgegangen.

Meldeweg

Sie können Hinweise über das internetbasierte Hinweisgebersystem SARIA Integrity Line unter folgendem Link abgeben:

https://saria.integrityline.org/index.php

Außerdem können Hinweise schriftlich, elektronisch per E-Mail, telefonisch sowie persönlich in mündlicher Form der Compliance Organisation entgegengebracht werden. Die Kontaktdaten der jeweils zuständigen Compliance Organisation finden Sie anbei.

Deutschland:
SARIA International GmbH
c/o Corporate Compliance
Norbert-Rethmann-Platz 1
59379 Selm
02592 210 238
compliance.saria@saria.de

Um Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre sensiblen Daten zu gewährleisten, wird das Hinweisgebersystem ausschließlich in Deutschland gehostet. Außerdem stellen wir die technische Sicherstellung des Datenschutzes sicher, indem ausschließlich aktuelle Verschlüsselungstechnologien und SSL-Zertifikate verwendet werden, wodurch kein Zugriff auf Ihre Daten von außerhalb des Unternehmens möglich ist.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier.

Die Themen der Compliance relevanten Meldebereiche sind wie folgt festgelegt:

  • Bestechung, Korruption, Schmiergelder
  • Kartellrechtliche Probleme
  • Unterschlagung, Veruntreuung, Diebstahl, Betrug
  • Unlauterer Wettbewerb, Vorteilsnahme, Interessenskonflikte
  • Manipulation der Buchhaltung
  • Probleme mit Import- und Exportvorschriften
  • Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltsgesetz
  • Sonstiges

SARIA hat im Zuge der Bekämpfung von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften und/oder unternehmensinterne Compliance-Regeln eine internationale Compliance Organisation eingerichtet, die alle eingehenden Hinweise untersucht. Durch arbeitsrechtliche Einzelvereinbarungen wird dabei sichergestellt, dass der zuständige Compliance-Beauftragte weisungsungebunden und unabhängig als neutrale Stelle Hinweisen nachgehen kann.
Wer kann sich an die Compliance Organisation wenden?

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Compliance Organisation stehen allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeiter, Kunden oder sonstige Dritte sein. Entgegengenommen werden alle Hinweise, bei denen Sie einen Verdacht auf Verstoß haben und die sich in dem vorgegebenen Themenbereich befinden.

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Compliance Organisation stehen allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeiter, Kunden oder sonstige Dritte sein. Entgegengenommen werden alle Hinweise, bei denen Sie einen Verdacht auf Verstoß haben und die sich in dem vorgegebenen Themenbereich befinden.

Bei Nutzung der SARIA Integrity Line besteht die Möglichkeit der anonymen Abgabe von Hinweisen. Wird diese Option gewählt, ist die Anonymität durch die technische Beschaffenheit des Portals gewährleistet.

Sollten andere Meldewege genutzt werden, wird der jeweils zuständige Mitarbeiter der Compliance Organisation die Anonymität des Hinweisgebers – soweit gewünscht – waren. Neben den zuvor erwähnten Maßnahmen bezogen auf den technischen Datenschutz unterliegen die Mitarbeiter der Compliance Organisation entweder berufsrechtlichen Vorgaben zu Verschwiegenheit oder es wurde anderweitig zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Kontaktaufnahme als auch alle Informationen und Hinweise werden absolut vertraulich behandelt. Nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Hinweisgebenden wird Ihre eigene Identität gegenüber der Compliance Organisation als auch anderen Personen innerhalb der SARIA offengelegt. Die Hinweisgeben können somit frei entscheiden, gegenüber bestimmten Parteien die eigene Identität offenzulegen oder auch komplett anonym zu bleiben.

Zuständig für die Bearbeitung des Hinweises ist jeweils der Compliance Officer, der die Verantwortung für den Teil des Unternehmens trägt, in dem der Verstoß erfolgt sein soll. Dieser prüft die eingehenden Hinweise und unternimmt eine rechtliche Erstbewertung. Auf Basis dieser rechtlichen Einschätzung leitet die Compliance Organisation ggf. eine Ermittlung ein. Nach Aufklärung des Sachverhaltes wird dieser Bewertet und ggf. Folgemaßnahmen ergriffen.
Habe ich negative Konsequenzen zu befürchten, wenn ich eine Meldung erstatte?

SARIA wird sicherstellen, dass niemand aufgrund eines in gutem Glauben gegebenen Hinweises auf irgendeine Weise durch SARIA benachteiligt wird. Soweit der Hinweisgeber selbst an Verstößen gegen die Corporate-Compliance-Grundsätze mitgewirkt hat, wird das Unternehmen bei eventuellen Maßnahmen gegen den Hinweisgeber berücksichtigen, ob durch den Hinweis oder eine rechtzeitige Mitwirkung bei der Aufklärung von Verstößen Schaden vom Unternehmen abgewendet werden konnte.

SARIA wird sicherstellen, dass niemand aufgrund eines in gutem Glauben gegebenen Hinweises auf irgendeine Weise durch SARIA benachteiligt wird. Soweit der Hinweisgeber selbst an Verstößen gegen die Corporate-Compliance-Grundsätze mitgewirkt hat, wird das Unternehmen bei eventuellen Maßnahmen gegen den Hinweisgeber berücksichtigen, ob durch den Hinweis oder eine rechtzeitige Mitwirkung bei der Aufklärung von Verstößen Schaden vom Unternehmen abgewendet werden konnte.

Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung geglaubt oder angenommen haben, dass der Inhalt wahr ist, und dass Sie die Meldung nicht mit missbräuchlicher Absicht gemacht haben. Wenn sich nach der Abklärung des Sachverhalts herausstellt, dass der Hinweis nicht begründet war, haben Sie keine Sanktionen seitens SARIA zu befürchten. Sie werden seitens SARIA mit allen gebotenen Mitteln gegen etwaige aus einer Meldung resultierenden Nachteile geschützt.

Auch in Fällen, in denen Sie selbst in den zu meldenden Verstoß verwickelt sind, ermuntern wir sie, den Sachverhalt zu melden. SARIA wird sicherstellen, dass kein Mitarbeiter aufgrund einer gutgläubigen Anzeigeerstattung auf irgendeine Weise benachteiligt wird. Soweit der Anzeigeerstatter selbst an Verstößen gegen die Corporate-Compliance-Grundsätze mitgewirkt hat, wird das Unternehmen bei eventuellen Maßnahmen gegen den Anzeigeerstatter berücksichtigen, ob durch die Anzeige oder eine rechtzeitige Mitwirkung bei der Aufklärung von Verstößen Schaden vom Unternehmen abgewendet werden konnte.

Hinweise können schriftlich, elektronisch per E-Mail, telefonisch sowie persönlich in mündlicher Form der Compliance Organisation entgegengebracht werden.

Die Kontaktdaten der jeweils zuständigen Compliance Organisation finden Sie hier:

Deutschland:
SARIA International GmbH
c/o Corporate Compliance
Norbert-Rethmann-Platz 1
59379 Selm
02592 210 100
compliance.saria@saria.de

Für die Abgabe eines Hinweises über das Internet basierte Hinweisgebersystem rufen Sie die Internetseite https://saria.integrityline.org/index.php auf. Ein Meldeprozess kann durch das Ausführen der folgenden vier Schritte veranlasst werden:

  • Nach Auswahl des Fehlverhalten betreffenden Landes, welche jegliche Länder einschließt, in denen die Gesellschaften der SARIA Gruppe sowie deren mittelbare und unmittelbare Zulieferer agieren, kann die meldende Person anhand insgesamt acht Compliance relevanter Kategorien eine Meldung aufgeben. Die Meldekategorien beziehen sich dabei auf folgende Sachverhalte:
    • Bestechung, Korruption, Schmiergelder
    • Kartellrechtliche Probleme
    • Unterschlagung, Veruntreuung, Diebstahl, Betrug
    • Unlauterer Wettbewerb, Vorteilsnahme, Interessenskonflikte
    • Manipulation der Buchhaltung
    • Probleme mit Import- und Exportvorschriften
    • Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltsgesetz
    • Sonstiges
  • Auf der folgenden Seite können Sie frei wählen, die Meldung anonym oder unter Bekanntgabe Ihrer Person abzusenden. Zudem werden Sie aufgefordert, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Daten zu lesen und eine Kenntnisnahme zu bestätigen.
  • Im Anschluss können Sie einen Sachverhalt melden. Als einzige Pflichtangabe in diesem Schritt fordert Sie das System auf eine Sachverhaltsbeschreibung des Verstoßes anzugeben. Freiwillig können Sie darüber hinaus folgende Angaben zum Sachverhalt mitteilen:
    • Am Vorfall beteiligte Personen (Handelnde Personen, Mitwisser, Verantwortlichkeiten)
    • Involviertheit der zuständigen Geschäftsleitung
    • Zeitliche Angaben zum Ereignis
    • Örtliche Angaben zum Ereignis
    • Umstand der Kenntniserlangen des Ereignisses
    • Angaben zu weiteren Personen, die Kenntnis des Ereignisses haben
    • Möglichkeit für Rückfragen
    • Möglichkeit zum Hochladen eines Dokuments

Im letzten und vierten Meldeprozess-Schritt wird der Hinweisgeber aufgefordert, die Angaben zu prüfen und folglich an die für die Bearbeitung des Vorfalls zuständige Stelle zu leiten. Außerdem wird der Hinweisgeber auf die Möglichkeit hingewiesen, die SARIA Integrity Line nach zehn Werktagen erneut aufzurufen, um die Antworten bzw. Rückfragen des für die Bearbeitung des Vorfalls zuständigen Stelle nachzuverfolgen und ggf. weitere Informationen zu dem Vorfall zu übermitteln.

Hierfür wird anonymen Hinweisgeber ein anonymes Postfach angeboten. Für den Zugriff auf das persönliche und geschützte Postfach des Hinweisgebers wird eine Vorfallnummer vergeben, mithilfe welcher der Hinweisgeber unter Zuhilfenahme eines selbst gewählten Passwortes die auf die Meldung bezogene Kommunikation mit der verantwortlichen Stelle aufrechterhalten kann.

Zunächst erhalten Sie unverzüglich nach Abschluss und Bestätigung des vierten Meldeprozess-Schrittes einen systemisch generierten Hinweis, dass die von Ihnen erstattete Meldung von der Compliance Organisation empfangen wurde. Die Dauer der ergebnisbezogenen Rückmeldung der Compliance Organisation richtet sich generell nach Faktoren wie der Schwere des Vorwurfs und dem Aufwand der damit verbundenen Untersuchung, erfolgt in jedem Falle jedoch spätestens innerhalb von drei Monaten nach Eingang Ihres Hinweises.

Geben Sie einen Hinweis über das Hinweisgebersystem ab, wird dieser mit technisch individuellen Verschlüsselungskonstellationen bezüglich Inhalt und Kanal auf dem Server gesichert und kann nur von der zuständigen Compliance Organisation entschlüsselt werden. Ihre IP-Adresse wird nur für den Moment der Realisierung der Antwort an Sie verwendet und ist danach sofort nicht mehr verfügbar, da sie in der speziell für die anonyme Meldung konzipierten Anwendung nicht protokolliert wird.

Um sicherzustellen, dass schon der Aufruf des Hinweisgebersystems nicht nachvollzogen werden kann, empfehlen wir Ihnen, den folgenden Link in einer vertrauenswürdigen Umgebung, in einem neuen Browser-Fenster und unter Verwendung des sogenannten „Privaten Fensters“ (Firefox) oder „Inkognito-Fensters“ (Chrome) zu nutzen: https://saria.integrityline.org/index.php

Es erfolgt keine Speicherung von Zeit- oder Geo-Daten bzw. weiteren meta-Daten der Hinweisgebenden. Ihre Anmeldedaten, welche Sie sich bei Einrichtung eines Postkastens anlegen können, werden mittels Hash-Code verschlüsselt und sind nicht einsehbar.

Die Betriebssicherheit der Server wird durch IT-Dienstleister gewährleistet, dessen implementiertes Informationssicherheitsmanagement nach ISO 27001 zertifiziert ist.

Nein. Die Nutzung des Hinweisgebersystems der SARIA Gruppe ist für Sie kostenlos.