Compliance & Einhaltung der Steuervorschriften
Compliance und Integrität sind die grundlegenden Elemente unserer Geschäftsführung. Die kontinuierliche Verbesserung unserer Managementsysteme für Compliance und die Einhaltung der Steuervorschriften bei gleichzeitiger genauer Überwachung der Veränderungen im rechtlichen Umfeld ist ein zentrales Element, um rechtskonformes Verhalten innerhalb unserer Organisation zu gewährleisten.
Unsere internationale Compliance-Organisation trifft sich viermal jährlich, um einen regelmäßigen Austausch zu gewährleisten und eine gruppenweite Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Compliance
2022 haben wir einen weiteren Meilenstein in der Entwicklung unseres Compliance-Managements erreicht, indem wir unsere gruppenweite Richtlinie zur Compliance-Berichterstattung eingeführt haben. Es definiert die Inhalte, die unsere regionalen Compliance-Beauftragten dem Group Chief Compliance Officer und dem lokalen Management für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich zu berichten haben. So können wir unsere allgemeine und spezifische Compliance-Leistung quantifizieren und besser bewerten.
Die Fähigkeit, auf lokaler und Gruppenebene so schnell wie möglich agieren oder reagieren zu können, hängt von frühzeitigen Informationen ab. Deshalb sieht unsere Richtlinie – neben einem umfassenden Jahresbericht – auch vierteljährliche Berichte vor, die einen kontinuierlichen Informationsprozess gewährleisten. Darüber hinaus stellen wir unseren regionalen Compliance-Beauftragten eine Vorlage zur Verfügung, die eine einfache Datenübermittlung ermöglicht. Unser Group Chief Compliance Officer kann sich wiederum auf vergleichbare und übersichtliche Informationen stützen, was die Zusammenfassung für unseren gruppenweiten Compliance-Bericht erleichtert, der dem Vorstand und Aufsichtsrat von SARIA SE & Co. KG sowie dem Compliance-Board von SARIA vorgelegt wird. Insgesamt können wir sagen, dass der Berichtsprozess den Kommunikations- und Koordinationsprozess zwischen den Beteiligten unserer Compliance-Organisation weiter stärkt.
Unsere Compliance-Organisation
Parallel zu unserer Compliance-Berichterstattungsrichtlinie haben wir 2022 mit der Einführung eines umfassenden Prozesses zur Bewertung von Compliance-Risiken in unserer gesamten Organisation begonnen. SARIA Expertinnen und Experten führen systematische interne Befragungen in wichtigen Bereichen wie Korruption, Interessenkonflikte, Betrug, Geldwäsche, Wettbewerbs- und Kartellrecht durch. Allein in Deutschland wurden im vergangenen Jahr mehr als 50 Befragungen durchgeführt, um potenzielle Bedrohungen frühzeitig zu erkennen, 20 weitere wurden im ersten Quartal 2023 abgeschlossen. Ein ähnlicher Prozess wird auch in allen anderen Ländern umgesetzt. Dies ermöglicht ein aktives Risikomanagement und eine aktive Risikokontrolle, um unser grundlegendes Ziel zu erreichen, Risiken vorherzusehen und ihnen vorzubeugen, anstatt zu einem späteren Zeitpunkt Korrekturmaßnahmen vornehmen zu müssen.
Ein weiteres wichtiges Element unseres Compliance-Managements ist unser SARIA Code of Conduct, der Normen und Standards zu Themen enthält, die für unsere Geschäftstätigkeit von grundlegender Bedeutung sind, wie z. B. fairer Wettbewerb, Menschen- und Arbeitnehmendenrechte, Datenschutz, aber auch Umweltschutz und die nachhaltige Nutzung natürlicher Ressourcen. Aufgrund der Dynamik, die mit diesen Themen verbunden ist und auf der Grundlage einer sorgfältigen Überwachung, überarbeiten wir dieses Dokument kontinuierlich. Im Jahr 2022 haben wir Änderungen vorgenommen, um den Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes Rechnung zu tragen, das am 1. Januar 2023 in Kraft getreten ist.
Im Rahmen unserer gruppenweiten Compliance-Risikobewertung wurden allein in Deutschland mehr als 70 Befragungen mit Personen in kritischen Funktionen durchgeführt.
Teil unserer umfassenden Informationskampagne in Spanien war ein Erklärvideo zu Compliance.
Ein wesentliches Instrument zur Förderung der Einhaltung unseres Code of Conduct ist unser „Hinweisgebersystem“, das wir im vergangenen Jahr weiter verbessert haben. Wir haben unserem Beschwerdeverfahren einen FAQ-Bereich hinzugefügt, der erklärt, wie Anonymität gewährleistet und wie die übermittelten Informationen verarbeitet werden. Dies soll Unsicherheiten der Mitarbeitenden oder anderer potenzieller Hinweisgebenden verringern und sie gleichzeitig dazu ermutigen, das System bei Bedarf zu nutzen. Um sicherzustellen, dass die FAQs allgemein zugänglich sind, stellen wir diese derzeit in 17 Sprachen zur Verfügung.
Die Förderung von gesetzeskonformem Verhalten und Integrität ist ohne Bewusstsein und Vorwissen nicht möglich. Hier liegt der Schwerpunkt auf lokaler Ebene, um unsere Mitarbeitenden direkt zu erreichen. In Spanien beispielsweise wurde der neue Code of Conduct im Rahmen einer umfassenden Informationskampagne mit Postern und einem Erklärvideo über unser E-Mail- und Internet-System an alle Mitarbeitenden verteilt.
Im nächsten Schritt des Befähigungsprozesses werden unsere Mitarbeitenden aktiv geschult, damit sie wissen, wie sie die Regeln, Vorschriften und die ihnen zur Verfügung stehenden Hilfsmittel anwenden können. Um die Teilnahme an unseren E-Learning-Programmen zu gewährleisten, wurden 2022 u. a. alle Mitarbeitenden unserer deutschen Organisation mit einer gültigen E-Mail-Adresse, automatisch für unsere Kurse zu „Compliance Basics“ und „Social Compliance“ angemeldet. Zur Nachverfolgung überwachen wir auch, ob die Mitarbeitenden die Kurse fristgerecht absolviert haben.
Die oben genannten Maßnahmen verdeutlichen, wie wir unser Compliance-Management-System kontinuierlich verbessern, um Integrität zu einem integralen Bestandteil unseres Handelns zu machen.
Einhaltung der Steuervorschriften
Ein verändertes rechtliches Umfeld hat die Entwicklung unserer gruppenweiten Steuerstrategie beschleunigt. Vor dem Hintergrund der weltweiten Unternehmenssteuerreform und der Bemühungen um die Einführung einer weltweiten Mindeststeuer („Säule 2“) vertiefen wir kontinuierlich die länderübergreifende Koordinierung unserer Steuerstrategie. Wir haben Steuerverpflichtungen als einen unserer wesentlichen Risikobereiche identifiziert, da wir weltweit tätig sind und uns dadurch mit sehr unterschiedlichen Steuersystemen konfrontiert sehen. Eine wirksame Einhaltung der Steuervorschriften stellt sicher, dass wir in allen Ländern, in denen wir tätig sind, unseren steuerrechtlichen Verpflichtungen nachkommen.
2022 haben die meisten unserer Geschäftsbereiche steuerliche Risikobewertungen in Bezug auf ihre Geschäftsaktivitäten durchgeführt. Auf Grundlage dieser Analyse wurden Leitlinien entwickelt, die detailliertere Angaben darüber enthalten, wie eine effektive lokale Steuerkonformität sichergestellt werden kann. Im Jahr 2023 werden die übrigen Einheiten ihre lokalen Steuer-Compliance-Managementsysteme formalisieren. Im Anschluss daran werden wir die zuständigen Mitarbeitenden für die zentrale Bedeutung einer strikten Steuerkonformität in allen Geschäftsbereichen sensibilisieren.
