Cumplimiento de las obligaciones fiscales
El cumplimiento y la integridad son dos elementos fundamentales de nuestra ética empresarial. La optimización continua de los sistemas de gestión del cumplimiento de las obligaciones fiscales, siguiendo de cerca los cambios en el entorno jurídico, es un elemento clave para garantizar el cumplimiento de la normativa legal dentro de nuestra organización.
Nuestra organización internacional de cumplimiento se reúne cuatro veces al año para garantizar un intercambio regular y facilitar la colaboración en todo el Grupo.
Cumplimiento
En 2022, alcanzamos otro hito en el desarrollo de la gestión del cumplimiento al establecer nuestra política de informes de cumplimiento para todo el Grupo. En ella se definen los contenidos que los responsables regionales de cumplimiento deben comunicar al Director de Cumplimiento del Grupo y a la dirección local en relación con sus respectivas áreas de responsabilidad. Gracias a ello, podemos cuantificar y evaluar mejor nuestros resultados globales y específicos en materia de cumplimiento.
La capacidad de actuar o reaccionar lo antes posible a escala local y del Grupo depende de recibir información a tiempo. Por eso nuestra política ̶ además de un informe anual exhaustivo ̶ exige informes trimestrales que garanticen un proceso de información continuo. Además, proporcionamos una plantilla que facilita la entrega de los datos necesarios a nuestros responsables de cumplimiento regionales. Por su parte, nuestro Director de Cumplimiento del Grupo puede disponer de información comparable y estructurada, lo que facilita la suma de la misma en el informe de cumplimiento del Grupo que se presenta ante el Consejo de Administración y el Consejo de Supervisión de SARIA SE & Co. KG, así como ante la Junta de Cumplimiento del Grupo SARIA. En general, podemos afirmar con seguridad que el proceso de elaboración de informes refuerza aún más el proceso de comunicación y coordinación entre las distintas partes de nuestra organización de cumplimiento.
Nuestra Organización de Cumplimiento
En 2022, al mismo tiempo que iniciábamos nuestra política de información sobre el cumplimiento, pusimos en marcha un proceso exhaustivo de evaluación de los riesgos de cumplimiento en toda nuestra organización. Los expertos de SARIA realizan entrevistas internas periódicas en ámbitos cruciales como la corrupción, los conflictos de intereses, el fraude, el blanqueo de capitales, la competencia y la legislación antimonopolio. Solo en Alemania, el año pasado se realizaron más de 50 entrevistas para identificar amenazas potenciales en fase primaria, y en el primer trimestre de 2023 se completaron 20 más. En los países restantes también se lleva a cabo un proceso similar. Esto permite una gestión y un control activo de los riesgos, dado que nuestro objetivo primordial es predecir y prevenir los riesgos y evitar tener que adoptar medidas correctoras en una fase posterior.
Otro elemento importante en nuestra gestión del cumplimiento es el Código de Conducta de SARIA, que contiene normas y estándares sobre cuestiones fundamentales en nuestra forma de hacer negocios, como la competencia leal, los derechos humanos y de los empleados, la protección de datos, además de la protección del medio ambiente y el uso sostenible de los recursos naturales. Debido a la dinámica de estos temas, revisamos constantemente nuestro código basándonos en un cuidadoso seguimiento. En 2022, hicimos modificaciones para tener en cuenta los requisitos de la Ley alemana de Diligencia Adecuada en la Cadena de Suministro ("Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz") que entró en vigor el 1 de enero de 2023.
Solo en Alemania, se realizaron más de 70 entrevistas con personas que ejercen funciones críticas en el marco de la evaluación de riesgos de cumplimiento en todo el Grupo.
Una parte de la amplia campaña de información en España consistió en un vídeo explicativo sobre el cumplimiento de la normativa.
Un elemento fundamental para reforzar el cumplimiento de nuestro código es el sistema de denuncia de irregularidades, perfeccionado el año pasado. Hemos añadido una sección de FAQs (preguntas más frecuentes) a nuestra ‘Línea de Integridad’ donde se explica cómo se garantiza el anonimato y cómo se procesa la información facilitada. De este modo se pretende reducir la inseguridad de los empleados u otros posibles denunciantes y animarlos a utilizarla cuando sea necesario. Actualmente, las FAQs están disponibles en 17 idiomas.
El fomento del comportamiento correcto y la integridad no es posible sin concienciación y conocimientos previos. En este caso, el enfoque principal se establece a nivel local para llegar directamente a nuestra gente. En España, por ejemplo, el nuevo código de conducta se distribuyó a todos los empleados con una amplia campaña informativa que incluía carteles y un vídeo explicativo enviado a través de nuestros sistemas de correo electrónico e intranet.
En el siguiente paso del proceso de implicación de los empleados, formamos activamente al personal para que sepa cómo aplicar las normas, los reglamentos y las herramientas a su disposición. Para garantizar la participación en nuestros programas de formación en línea, en 2022 introdujimos una mejora: todos los empleados de nuestra organización en Alemania que dispongan de una dirección de correo electrónico válida están registrados automáticamente en nuestros cursos sobre ’Conceptos básicos de cumplimiento’ y ‘Cumplimiento social’. Además, para hacer un seguimiento, supervisamos si los empleados han seguido los cursos a su debido tiempo.
Las medidas mencionadas ilustran cómo continuamos mejorando nuestro sistema de gestión del cumplimiento, con el objetivo de que la integridad sea la parte esencial de todo lo que hacemos.
Cumplimiento fiscal
Los cambios en el entorno jurídico han acelerado el desarrollo de la estrategia fiscal de nuestro Grupo. En el marco de la reforma global del impuesto de sociedades y el esfuerzo por establecer un impuesto mínimo efectivo global ("Pilar 2"), seguimos profundizando en la coordinación internacional de nuestra estrategia fiscal. Hemos identificado las obligaciones fiscales como una de las principales áreas de riesgo, ya que operamos en todo el mundo y nos enfrentamos a sistemas fiscales muy diferentes. El cumplimiento efectivo garantiza que atendemos las obligaciones fiscales en todas las jurisdicciones en las que operamos.
En 2022, la mayoría de nuestras unidades realizaron evaluaciones del riesgo fiscal de sus actividades empresariales. Con base en el análisis efectuado, se desarrollaron directrices que proporcionaban más detalles sobre cómo garantizar un cumplimiento fiscal efectivo a nivel local. En 2023, las unidades restantes regularizarán sus sistemas de gestión del cumplimiento fiscal local. Posteriormente, sensibilizaremos a los empleados correspondientes sobre la vital importancia del riguroso cumplimiento fiscal en todas las unidades.
