Conformité & respect des obligations fiscales
Les principes de conformité et d'intégrité sont des éléments fondamentaux de notre conduite des affaires. Une amélioration continue de nos systèmes de gestion de la conformité fiscale, tout en suivant de près l'évolution de l'environnement juridique, est un élément clé pour garantir un comportement conforme à la législation au sein de notre organisation.
Notre organisation internationale en charge de la conformité tient quatre réunions par an afin d'assurer des échanges réguliers et de faciliter la collaboration au niveau de l'ensemble du groupe.
Conformité
En 2022, une nouvelle étape a été franchie dans notre gestion de la conformité avec la mise en place d'une politique de reporting au niveau de l'ensemble du groupe. Cette politique définit le contenu des rapports que nos responsables régionaux de la conformité doivent présenter à celui du Directeur Conformité Groupe. Cela nous permet de mesurer et de mieux évaluer nos performances globales et spécifiques en matière de conformité.
La capacité à agir ou à réagir le plus tôt possible tant au niveau local qu'au niveau du groupe dépend de la disponibilité des informations en temps utile. C'est la raison pour laquelle notre politique - en plus d'un rapport annuel global - prévoit des rapports trimestriels qui garantissent un processus de partage d'informations continu. De plus, nous fournissons un modèle qui facilite la présentation des données nécessaires à nos responsables régionaux de la conformité. Le Directeur Conformité Groupe peut à son tour s'appuyer sur des informations fiables et structurées, ce qui facilite leur regroupement dans le rapport de conformité du groupe qui est présenté au conseil d'administration et de supervision de SARIA SE & Co. KG ainsi qu'au Comité compliancedu groupe SARIA. Globalement, nous pouvons affirmer que le processus de reporting renforce encore la communication et la coordination entre les acteurs de notre organisation chargés de la conformité.
Notre organisation de la conformité
En parallèle à notre politique de déclaration, nous avons également démarré en 2022 un processus global d'évaluation des risques de conformité au sein de l'ensemble de notre organisation. Des spécialistes au sein de l’organisation procèdent à des entretiens internes systématiques concernant des sujets cruciaux tels que la corruption, les conflits d'intérêts, la fraude, le blanchiment d'argent ou la concurrence. Rien qu'en Allemagne, ce sont plus de 50 entretiens qui ont été menés l'année dernière pour identifier les menaces potentielles à un stade précoce, 20 autres ont été réalisés au cours du premier trimestre 2023. Un processus similaire est également mené dans tous les autres pays. Cela permet une gestion et un contrôle actifs des risques, car notre objectif sous-jacent est d'anticiper et de prévenir les risques au lieu de devoir adopter des mesures correctives par la suite.
Autre élément important de notre gestion de la conformité : notre code de conduite SARIA, qui comprend des normes et des standards sur des questions fondamentales pour notre activité, telles que la concurrence loyale, les droits humains et des salariés, la protection des données, mais aussi la protection de l'environnement et l'utilisation durable des ressources naturelles. Compte tenu de la dynamique liée à ces questions, nous réexaminons constamment notre code sur la base d'un suivi minutieux. Nous avons apporté des modifications en 2022 pour tenir compte des exigences de la loi allemande sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement (« Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz »), qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2023.
Dans le cadre de l'évaluation des risques de conformité à l'échelle du groupe, plus de 70 entretiens avec des personnes occupant des fonctions critiques ont eu lieu rien qu'en Allemagne.
Une vidéo explicative sur la conformité faisait partie de notre vaste campagne d'information en Espagne.
Un outil essentiel pour renforcer l'adhésion à notre code est notre système d'alerte, que nous avons encore amélioré l'année dernière. Nous avons ajouté une section FAQ à notre « Integrity Line » expliquant comment l'anonymat est garanti et comment les informations fournies sont traitées. Ceci vise à faciliter les signalements des salariés ou d'autres divulgateurs potentiels et à les encourager à l'utiliser si nécessaire. Afin d'assurer une large accessibilité aux FAQ, elles sont actuellement disponibles en 17 langues.
La sensibilisation et les formations sont indispensables à la promotion d'un comportement conforme et intègre. Ici, l'accent est mis sur le niveau local afin d'atteindre directement nos employés. En Espagne, par exemple, le nouveau code de conduite a été distribué à tous les employés par le biais d'une vaste campagne d'information comprenant des affiches et une vidéo explicative envoyée via notre système de courrier électronique et intranet.
L'étape suivante de notre processus d'implication des salariés consiste à former activement nos collaborateurs afin qu'ils sachent comment appliquer les règles, les réglementations et les instruments à leur disposition. En 2022, pour garantir la participation à nos programmes d'apprentissage en ligne, tous les employés de notre organisation allemande disposant d'une adresse électronique valide sont désormais automatiquement inscrits à nos cours sur les « Principes de conformité » et la « Conformité sociale ». Pour assurer le suivi, nous vérifions également si les employés ont bien terminés les cours en temps voulu.
Les mesures ci-dessus illustrent comment nous améliorons continuellement nos processus en termes de conformité, dans le but de faire de l'intégrité une part essentielle de tout ce que nous faisons.
Conformité fiscale
Des évolutions au sein de l'environnement juridique ont accélérés le développement de la stratégie fiscale de notre groupe. Dans le contexte de la réforme mondiale de l'impôt sur les sociétés et des efforts visant à établir un impôt minimum effectif au niveau mondial (« Pilier 2 »), nous approfondissons sans cesse la coordination transnationale de notre stratégie fiscale. Les obligations fiscales ont été identifiées comme l'un de nos principaux domaines de risque, car nous sommes présents dans le monde entier et sommes confrontés à des régimes fiscaux très différents. Une conformité fiscale efficace garantit que nous remplissons nos obligations fiscales dans toutes les juridictions où nous exerçons nos activités.
La plupart de nos unités ont procédé en 2022 à l'évaluation des risques fiscaux liés à leurs activités commerciales. Cette évaluation a permis d'élaborer des lignes directrices plus détaillées sur la manière d'assurer une conformité fiscale locale efficace. En 2023, les unités restantes formaliseront leurs systèmes de gestion de la conformité fiscale locale. Par la suite, nous sensibiliserons les employés concernés à l'importance cruciale d'une conformité fiscale rigoureuse dans toutes les unités.
