Wettelijke en fiscale compliance
Compliance en integriteit zijn fundamentele onderdelen van ons zakelijk gedrag. Om nalevingsgedrag binnen de organisatie te waarborgen, zijn we constant onze wettelijke en fiscale compliance systemen aan het verbeteren, en volgen we nauwgezet alle veranderingen in het wettelijk landschap.
Onze internationale compliance organisatie komt vier keer per jaar samen om regelmatige uitwisseling van kennis en ervaringen te waarborgen en groepsbrede samenwerking te faciliteren.
Compliance
In 2022 bereikten we een nieuwe mijlpaal in de ontwikkeling van ons compliance management door de invoering van een compliance rapportagebeleid voor de gehele SARIA Group. Dit beleid bepaalt welke gegevens onze regionale compliance functionarissen aan het regionale managementteam en de Chief Compliance Officer van SARIA moeten rapporteren. Hierdoor zijn we beter in staat om onze algemene en regionaal specifieke performance betreft compliance te kwantificeren en beoordelen.
Het vermogen om zo snel mogelijk op groepsniveau te handelen of te reageren, hangt af van tijdige informatie. Het beleid dicteert daarom niet alleen een alomvattende jaarlijkse rapportage maar ook kwartaalrapportages, zodat er sprake is van constante aanlevering van informatie Ook bieden we een template aan waarmee onze regionale functionarissen gemakkelijk de nodige gegevens kunnen indienen. Onze Chief Compliance Officer kan op zijn beurt rekenen op duidelijk vergelijkbare en gestructureerde informatie, waardoor de informatie makkelijker samengevoegd kan worden tot een compliance rapportage op groepsniveau om aan de raad van bestuur en het compliance comité te presenteren. Kortom, het rapportageproces is zo ingericht dat het de communicatie en coördinatie tussen de verschillende actoren in onze compliance organisatie versterkt.
Onze compliance organisatie
De uitrol van het nieuwe compliance rapportagebeleid in 2022 ging hand in hand met een tweede innovatie, namelijk een alomvattend compliance risicoanalyseproces voor de gehele organisatie. De experts van SARIA voeren op systematische wijze interne interviews uit met betrekking tot cruciale onderwerpen zoals corruptie, belangenverstrengeling, fraude, witwassen, concurrentie en antitrustwetgeving. In Duitsland alleen al werden vorig jaar meer dan 50 interviews gehouden om potentiële risico’s in een vroeg stadium te kunnen identificeren, en nog eens 20 hebben in de eerste helft van 2023 plaatsgevonden. Een gelijksoortig proces vindt in alle landen plaats. Zo maken we actief risicobeheer en -beheersing mogelijk. Onze achterliggende gedachte is om risico’s te voorspellen en voorkomen in plaats van in een later stadium correctief te moeten handelen.
Nog een belangrijk element van ons compliance management is de SARIA Gedragscode. Die omvat, normen en standaarden voor onderwerpen die de grondslag vormen voor hoe wij zakendoen, zoals billijke concurrentie, mensenrechten en werknemersrechten, databescherming, milieubescherming en duurzaam gebruik van natuurlijke bronnen. Dit zijn allemaal dynamische thema’s, dus houden we nauwgezet toezicht en passen we op basis daarvan de gedragscode regelmatig aan. Zo maakten we in 2022 aanpassingen om te voorzien in de eisen van de nieuwe Duitse Wet op Gepaste Zorgvuldigheid in de Toeleveringsketen, die op 1 januari 2023 van kracht werd.
Als onderdeel van de compliance risicoanalyse op groepsniveau werden in Duitsland alleen al meer dan 70 interviews gehouden met mensen in kritieke functies.
Deel van onze uitgebreide informatiecampagne in Spanje was een toelichtende video over adequate naleving.
Een cruciaal hulpmiddel om naleving van de gedragscode te waarborgen, is het klokkenluiderssysteem wat we vorig jaar verder verbeterd hebben. We hebben een FAQ toegevoegd waarin uitgelegd wordt hoe de anonimiteit van klokkenluiders wordt gegarandeerd en hoe de verschafte informatie wordt verwerkt. Het doel is om twijfels bij potentiële klokkenluiders weg te nemen en om hen aan te moedigen zo nodig van het systeem gebruik te maken. Om te zorgen dat de FAQ zo toegankelijk mogelijk is, wordt hij momenteel in 17 talen aangeboden.
Het is onmogelijk om nalevingsgedrag en integriteit te promoten zonder bewustwording en gedegen kennis. Onze voornaamste focus op plaatselijk niveau is dan ook om onze mensen rechtstreeks te bereiken. Zo werd de nieuwe gedragscode in Spanje aan alle werknemers geïntroduceerd door middel van een uitgebreide informatiecampagne met posters en een toelichtende video die via email en het intranet werd verspreid.
De volgende stap in het proces om meer betrokkenheid te genereren onder onze werknemers, is hen actief te trainen zodat ze weten hoe ze de geldende regels en voorschriften en de beschikbare tools kunnen toepassen. Om deelname in onze e-learningprogramma’s te waarborgen, hebben we in 2022 bijvoorbeeld gezorgd dat alle werknemers in Duitsland met een geldig emailadres automatisch worden ingeschreven voor de cursussen ‘De Basis van Compliance’ en ‘Maatschappelijke Compliance’. Als vervolgactie controleren we ook of de werknemers deze cursussen binnen afzienbare tijd voltooien.
Deze maatregelen tonen aan hoe we constant bezig zijn om compliance management te verbeteren, zodat integriteit een integraal onderdeel is van alles wat we doen.
Fiscale compliance
Het veranderende wettelijke landschap heeft de ontwikkeling van onze groepswijde fiscale strategie versneld. Tegen de achtergrond van mondiale fiscale hervormingen en het streven om een minimum effectief belastingtarief (‘Pilaar 2’ in het Duitse belastingstelsel) tot stand te brengen, verdiepen wij constant de transnationale coördinatie van onze fiscale strategie. We hebben fiscale verplichtingen geïdentificeerd als één van onze materiële risicogebieden, zijn wereldwijd actief en komen in contact met zeer verschillende belastingstelsels. Met een effectief fiscaal beleid zijn we er zeker van dat we in alle jurisdicties waar we actief zijn voldoen aan de geldende fiscale verplichtingen.
In 2022 werden binnen de meeste SARIA-bedrijfsonderdelen fiscale risicoanalyses uitgevoerd voor hun respectievelijke bedrijfsactiviteiten. Op basis van deze analyses zijn richtlijnen ontwikkeld die meer details bieden over hoe we effectieve naleving van de plaatselijke fiscale wetgeving kunnen waarborgen. Als vervolgactie zullen we bewustzijn promoten onder de desbetreffende werknemers wat betreft het cruciale belang van strikte fiscale compliance in alle bedrijfsonderdelen.
