Om deze pagina in andere talen te bekijken, druk je op de taalvlag bovenaan.
Klokkenluidersregeling
We zijn ervan overtuigd dat het duurzame succes van ons bedrijf in grote mate gebaseerd is op integriteit, eerlijkheid, respectvol en eerlijk zakendoen en op het feit dat we het rechtssysteem naleven en de morele concepten respecteren die van toepassing zijn in alle landen waar we zonder uitzondering zakendoen. Het is daarom noodzakelijk dat alle werknemers en zakenpartners de toepasselijke wetten naleven, belangenconflicten vermijden en de gebruiken, tradities en sociale waarden respecteren van de landen waarin we actief zijn. Zelfs één enkele overtreding van de wet kan blijvende schade toebrengen aan de reputatie van SARIA en leiden tot ernstige financiële nadelen. Als u zich bewust wordt van onregelmatigheden, moeten deze onmiddellijk worden opgehelderd.
Met het klokkenluidersportaal “SARIA Integriteitslijn” bieden de onder SARIA SE & Co. KG (“SARIA”) niet alleen alle medewerkers, maar ook alle derden de mogelijkheid om schendingen van wetten en interne regels te melden. Vertrouwelijkheid, anonimiteit en gegevensbeveiliging zijn gegarandeerd. Elke binnenkomende melding wordt zorgvuldig gecontroleerd en overtredingen worden consequent opgevolgd.
Meldingskanaal
U kunt meldingen indienen via het internetgebaseerde klokkenluidersysteem SARIA Integriteitslijn op de volgende link:
https://saria.integrityline.org/index.php
Van Hessen Compliance & Legal Department
Hoogeveenenweg 115
2913 LV Nieuwerkerk a/d IJssel
Netherlands
+31180330172
compliance@vanhessen.com
Om het hoogste niveau van beveiliging voor je gevoelige gegevens te garanderen, wordt het klokkenluidersysteem uitsluitend in Duitsland gehost. We zorgen ook voor de technische beveiliging van gegevensbescherming door alleen de nieuwste coderingstechnologieën en SSL-certificaten te gebruiken, wat betekent dat er geen toegang tot je gegevens mogelijk is van buiten het bedrijf.
Meer informatie over gegevensbescherming vind je hier.
De onderwerpen van de compliancerelevante rapportagegebieden bestaan uit de onderdelen “Gegevensbescherming en informatiebeveiliging”, “Mensen- en milieurechten (toeleveringsketen)” en “Overige compliancerelevante schendingen”.
De individuele inhoud van de respectievelijke rapportagecategorieën is te vinden in de bijgevoegde informatieteksten.
-
Schending van gegevensbescherming en informatiebeveiliging:
De rapportagecategorie “Incidenten op het gebied van gegevensbescherming en informatiebeveiliging” combineert twee elementen. Terwijl “informatiebeveiliging” een brede term is die gericht is op de bescherming van elk type informatie dat relevant is voor een bedrijf (bijv. opgeslagen op papier, computers of in hoofden van mensen), verwijst “gegevensbescherming” naar de wettelijke verplichting om hoge normen te handhaven gericht op de bescherming van alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (ook wel een betrokkene genoemd). Als gevolg van deze definities is het scala aan te melden incidenten dat binnen deze meldcategorie valt breed.
Zonder uitputtend te willen zijn, kunnen mogelijke incidenten zijn: Openbaarmaking van gegevens aan verkeerde ontvangers, gebrek aan of onjuiste maatregelen om informatie adequaat te beschermen, diefstal of verlies van digitale of analoge informatie (bijv. in hardware, software of analoge vorm), cyberaanvallen (bijv. computersabotage, hacking, malware, Trojaanse paarden, phishing) etc…. -
Schendingen van mensenrechten en milieurechten (toeleveringsketen):
De rapportagecategorie “Schendingen van mensenrechten en milieurechten (toeleveringsketen)” omvat verschillende onderwerpen met betrekking tot de bedrijfsonderdelen van SARIA en de gehele toeleveringsketen van SARIA. Wij vinden het essentieel om te voldoen aan verschillende due diligence-vereisten op het gebied van mensenrechten en milieu die zowel onze bedrijfsonderdelen als hun toeleveringsketen betreffen.
Mogelijke incidenten zijn onder meer:
– Het niet respecteren van de burgerlijke, politieke, economische, sociale of culturele rechten van werknemers of andere belanghebbenden.
– Niet-naleving van het recht op vrijheid van vereniging, organisatie en collectieve onderhandelingen.
– Gebruik van dwangarbeid en kinderarbeid (inclusief het niet naleven van minimumleeftijdsbeperkingen).
– Onwettige uitzetting en veronachtzaming van landrechten, inclusief misbruik door veiligheidstroepen
– Niet-naleving van toepasselijke verplichtingen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk
– Milieuovertredingen, in het bijzonder met betrekking tot het gebruik van kwik en kwikcomponenten
– Milieuovertredingen, in het bijzonder met betrekking tot het gebruik van persistente organische verontreinigende stoffen
– Milieuovertredingen in strijd met de vereisten van het Verdrag van Bazel
– Procedurele schendingen van verplichtingen die voortvloeien uit de toepasselijke wetgeving inzake zorgvuldigheidseisen voor de toeleveringsketen -
Andere nalevingsovertredingen:
De rapportagecategorie “Overige schendingen van de naleving” omvat elk type wangedrag dat niet valt onder de rapportagecategorieën “Incidenten op het gebied van gegevensbescherming en informatiebeveiliging” en “Schendingen van mensenrechten en milieurechten (toeleveringsketen)”.
Het gaat specifiek om de volgende categorieën:
– Corruptie (misbruik van toevertrouwde macht voor persoonlijk gewin). Strafbare feiten omvatten een breed scala aan mogelijke overtredingen zoals omkoping, afpersing, fraude, diefstal, verduistering of het ongeoorloofde privégebruik van bedrijfseigendommen en -middelen.
– Antitrustwetgeving (onwettige praktijken om concurrentie op de markt te voorkomen of te beperken). Typisch onwettig gedrag in de zin van concurrentiebeperkende praktijken omvat de vorming van kartels (bijv. samenspannen met andere bedrijven om prijzen vast te stellen, weigeren om zaken te doen met bepaalde leveranciers, gebieden delen). Daarnaast kan onwettig gedrag ook unilateraal gedrag omvatten, zoals afbraakprijzen, exclusieve contracten, prijsdiscriminatie, koppelverkoop, enz.)
– Marktmanipulatie (inclusief handel met voorkennis en balansmanipulatie)
– Witwassen van geld en financiering van terrorisme
– Sociale naleving (discriminatie, seksuele intimidatie, mentale en fysieke stress)
– Export- en importcontroles (inclusief sancties)
– Technische naleving (bijv. wangedrag of onwettig gedrag met betrekking tot machines, onroerend goed en/of andere bedrijfseigendommen)
– Ander oneerlijk of onethisch gedrag (waaronder belangenverstrengeling).
Als je op de hoogte bent van inbreuken, schendingen of wanbeheer met betrekking tot een van de bovenstaande punten, meld dit dan via de juiste meldingscategorie.
In het kader van de bestrijding van overtredingen van wettelijke voorschriften en/of interne bedrijfsregels heeft SARIA een internationale compliance-organisatie opgezet die alle binnenkomende tips onderzoekt. Individuele arbeidsrechtelijke afspraken zorgen ervoor dat de verantwoordelijke compliance officer als neutrale instantie onafhankelijk en zonder gebonden te zijn aan instructies tips kan onderzoeken.
De medewerkers van de Compliance Organisatie zijn beschikbaar voor iedereen die informatie kan geven over onrechtmatig gedrag. Dit kunnen medewerkers, klanten of andere derden zijn. Zij accepteren alle tips waarvan je vermoedt dat er sprake is van een overtreding en die binnen het aangegeven onderwerp vallen.
Bij het gebruik van de SARIA Integriteitslijn is het mogelijk om informatie anoniem in te dienen. Als voor deze optie wordt gekozen, wordt de anonimiteit gegarandeerd door de technische aard van het portaal.
Als andere meldkanalen worden gebruikt, zal de verantwoordelijke medewerker van de compliance-organisatie – indien gewenst – de anonimiteit van de klokkenluider waarborgen. In aanvulling op de bovengenoemde maatregelen met betrekking tot technische bescherming van gegevens, zijn de medewerkers van de Compliance Organisatie ofwel onderworpen aan professionele geheimhoudingsplicht of anderszins gebonden aan geheimhouding. Zowel het contact als alle informatie en tips worden absoluut vertrouwelijk behandeld. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klokkenluider wordt zijn of haar identiteit bekend gemaakt aan de Compliance Organisatie en aan andere personen binnen SARIA. De klokkenluiders zijn daarom vrij om te beslissen of zij hun identiteit aan bepaalde partijen bekend willen maken of volledig anoniem willen blijven.
De Compliance Officer die verantwoordelijk is voor het deel van het bedrijf waar de overtreding zou hebben plaatsgevonden, is verantwoordelijk voor de verwerking van de tip. De Compliance Officer onderzoekt de binnenkomende informatie en maakt een eerste juridische beoordeling. Op basis van deze juridische beoordeling start de compliance-organisatie indien nodig een onderzoek. Nadat de feiten van de zaak zijn opgehelderd, worden ze beoordeeld en indien nodig worden er vervolgmaatregelen genomen.
SARIA zal ervoor zorgen dat niemand op enigerlei wijze door SARIA wordt benadeeld als gevolg van een te goeder trouw gedane melding. Wanneer de klokkenluider betrokken is geweest bij schendingen van de Corporate Compliance Principles, zal het bedrijf overwegen of enige actie tegen de klokkenluider schade aan het bedrijf had kunnen voorkomen door het klokkenluiden of door tijdige betrokkenheid bij het onderzoek naar schendingen.
Het is belangrijk dat je ten tijde van de melding geloofde of aannam dat de inhoud waar was en dat je de melding niet met kwade bedoelingen hebt gedaan. Als na opheldering van de feiten blijkt dat de tip ongegrond was, hoeft u niet bang te zijn voor sancties van SARIA. SARIA zal er alles aan doen om je te beschermen tegen nadelige gevolgen van een melding.
Zelfs in gevallen waarin u zelf betrokken bent bij de te melden overtreding, moedigen wij u aan om de feiten te melden. SARIA zal ervoor zorgen dat geen enkele werknemer op enigerlei wijze wordt benadeeld als gevolg van een melding te goeder trouw. Wanneer de klokkenluider betrokken is geweest bij overtredingen van de Corporate Compliance Principles, zal het bedrijf in overweging nemen of enige actie tegen de klokkenluider schade aan het bedrijf had kunnen voorkomen als gevolg van het klokkenluiden of tijdige betrokkenheid bij het onderzoek naar overtredingen.
Informatie kan schriftelijk, elektronisch per e-mail, telefonisch of mondeling worden ingediend bij de nalevingsorganisatie.
Je vindt de contactgegevens van de betreffende nalevingsorganisatie hier:
Germany:
SARIA International GmbH
c/o Corporate Compliance
Norbert-Rethmann-Platz 1
59379 Selm
02592 210 238
compliance.saria@saria.de
Ga naar https://saria.integrityline.org/index.php om een klokkenluidersmelding in te dienen via het op internet gebaseerde klokkenluiderssysteem.
Een meldingsproces kan worden gestart door de volgende vier stappen te doorlopen:
- Na het selecteren van het land van wangedrag, waaronder elk land valt waarin bedrijven van de SARIA Groep en hun directe en indirecte leveranciers actief zijn, kan de melder een melding indienen met behulp van in totaal acht categorieën die betrekking hebben op naleving. De meldingscategorieën hebben betrekking op de volgende omstandigheden:
- Omkoping, Corruptie, Smeergeld.
- Antitrustzaken
- Verduistering, verduistering, diefstal, fraude
- Oneerlijke concurrentie, profiteren, belangenverstrengeling
- Manipulatie van de boekhouding
- Problemen met import- en exportregelgeving
- Schending van de wet op de zorgvuldigheid van de toeleveringsketen
- Andere
Op de volgende pagina kunt u er vrij voor kiezen om het rapport anoniem of met vermelding van uw persoon te versturen. U wordt ook gevraagd een informatietekst over de bescherming van uw gegevens te lezen en te bevestigen dat u hiervan kennis hebt genomen.
Daarna kunt u een probleem melden. De enige verplichte informatie in deze stap is een beschrijving van de feiten van de overtreding. U kunt ook vrijwillig de volgende informatie verstrekken over de feiten van de zaak:
- Betrokkenen bij het incident (handelende personen, medeplichtigen, verantwoordelijkheden)
- Betrokkenheid van het verantwoordelijke management
- Chronologische details van het incident
- Lokale details van het incident
- Omstandigheden waaronder kennis van het voorval is verkregen
- Mogelijkheid tot verder onderzoek
- Mogelijkheid om een document te uploaden
In de laatste en vierde stap van het meldingsproces wordt de klokkenluider gevraagd de informatie te verifiëren en door te sturen naar de incidentbehandelaar. Daarnaast wordt de klokkenluider geïnformeerd over de mogelijkheid om de SARIA Integriteitslijn na tien werkdagen opnieuw te bellen om de antwoorden of vragen van de instantie die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het incident op te volgen en, indien nodig, nadere informatie over het incident te verstrekken.
Voor dit doel wordt anonieme klokkenluiders een anonieme mailbox aangeboden. Voor toegang tot de persoonlijke en beschermde mailbox van de klokkenluider wordt een incidentnummer toegekend, met behulp waarvan de klokkenluider met behulp van een zelf gekozen wachtwoord communicatie kan onderhouden met de verantwoordelijke instantie met betrekking tot de melding.
Ten eerste, onmiddellijk na het voltooien en bevestigen van de vierde stap in het meldingsproces, ontvang je een systematisch gegenereerd bericht dat de door jou ingediende melding is ontvangen door de Compliance Organisatie. De duur van de resultaatgerelateerde feedback van de nalevingsorganisatie hangt over het algemeen af van factoren zoals de ernst van de beschuldiging en de inspanning van het gerelateerde onderzoek, maar vindt in ieder geval uiterlijk binnen drie maanden na ontvangst van je melding plaats.
Als je een melding doet via het klokkenluidersysteem, wordt deze beveiligd op de server met technisch individuele encryptieconstellaties met betrekking tot inhoud en kanaal en kan alleen worden gedecodeerd door de verantwoordelijke compliance-organisatie. Je IP-adres wordt alleen gebruikt op het moment dat je antwoord wordt gegeven en is daarna direct niet meer beschikbaar, omdat het niet wordt geregistreerd in de applicatie die speciaal is ontworpen voor anonieme meldingen.
Om ervoor te zorgen dat reeds de oproep van het klokkenluidersysteem niet kan worden getraceerd, raden we je aan de volgende link te gebruiken in een vertrouwde omgeving, in een nieuw browservenster en met behulp van het zogenaamde “privévenster” (Firefox) of “incognitovenster” (Chrome): https://saria.integrityline.org/index.php.
Er worden geen tijd- of geografische gegevens of andere metagegevens van de persoon die de informatie verstrekt, opgeslagen. Uw inloggegevens, die u kunt aanmaken bij het instellen van een mailbox, worden versleuteld met behulp van een hashcode en kunnen niet worden ingezien.
De operationele veiligheid van de servers wordt gegarandeerd door IT-serviceproviders waarvan het geïmplementeerde informatiebeveiligingsbeheer is gecertificeerd volgens ISO 27001.
Nee. Het gebruik van het klokkenluidersysteem van de SARIA Groep is voor u gratis.